Замена фискального накопителя в онлайн кассах: просто о сложном
Чтобы понять в каких случаях требуется замена фискального накопителя в онлайн кассах, необходимо разобраться, что такое ФН. Фискальный накопитель – один из центральных элементов в онлайн кассовом аппарате, выполняющий функции хранения и шифрования всей фискальной информации, формирования фискального признака, передачу зашифрованных данных в ОФД, расшифровку и аутентификацию полученной документации.
Программа оснащения касс фискальными накопителями вместо ЭКЛЗ идет давно. В этом году перейти на онлайн кассы должны даже плательщики патента и ЕНВД.
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия. В зависимости от его ресурса кассовый аппарат начнет напоминать о необходимости плановой замены заранее, поэтому у владельца будет минимум месяц для решения проблемы. Однако не всегда случаи связаны с выработкой ресурса ФН.
Когда нужна замена:
- Перерегистрация кассового аппарата при смене владельца априори требует замены ФН. При этом прежний владелец, перед закрытием фискального накопителя обязан снять всю накопленную информацию и передать ее в налоговую. Только после этого приобретатель бывшего в употреблении кассового аппарата сможет официально зарегистрировать ККТ на себя. Для чего ему будет выдана новая карта регистрации.
- Даже если в техническом паспорте устройства заявлен срок использования тринадцать, пятнадцать или тридцать шесть месяцев, аппарат может прослужить меньше. Память ФН имеет собственный объем и если владельцу посчастливилось успешно вести бизнес и пробивать большое количество чеков, то он может заполниться раньше указанного срока. Фискальный накопитель с перегруженной памятью перестают формировать чеки, поэтому чтобы торговая деятельность велась по-прежнему в рамках закона, придется приобрести и зарегистрировать новый ФН.
- Фатальный сбой в системе тоже может стать причиной необходимости замены фискального накопителя. Это может быть - прекращение формирования и печати фискального чека, не отправка информации в ОФД, отказ в операции возврата и т.д. Такие случаи встречаются редко, ведь большинство ошибок техническая служба поддержки способна исправить, но если некорректная работа онлайн кассы исправлению не подлежит, придется покупать и устанавливать новый ФН.
- Еще одной причиной для замены является ситуация, когда заводской номер в техническом паспорте не совпадает с номером в электронной памяти устройства.
- Можно обойтись только перерегистрацией кассы при смене рабочего режима с автономного на обычный, и с шифрованного на нешифрованный и наоборот.
Как заменить ФН
Если владелец уверен в достаточном уровне своих технических навыков, он может заменить фискальный накопитель самостоятельно. Для этого нужно:
- Через онлайн-меню закрыть архив ФН.
- Дождаться подтверждения о получении информации от ОФД.
- Отключить кассу от сети, выкрутить болт с обратной стороны аппарата и снять крышку.
- Аккуратно вытянув из разъемов старый накопитель, установить на его место новый.
- Включить устройство и внести изменившиеся реквизиты в онлайн-меню.
- Перерегистрировать онлайн кассу в личном кабинете налоговой.
- Как только придет сообщение о перерегистрации ККТ, процедура замены завершена.
Стоит понимать, что при самостоятельной замене ФН, есть риск повредить устройство и вернуть за него деньги не удастся. Если владелец хочет избежать этого, лучше обратиться в ЦТО.
Кто платит?
Если замена фискального накопителя попадает под гарантийный случай, например в связи с неустранимой ошибкой в работе кассового аппарата, то процедура проводится бесплатно. Если инициатором замены выступает владелец, то оплачивать работу техников придется ему.
Не стоит забывать о таком важном факте, как хранение использованного ФН. Согласно пункту 2 статьи 5 54-ФЗ владелец обязан хранить его в течение 5 лет.